Como retomar o controle da sua agenda sem virar refém do calendário

Se tem uma reclamação que é unânime entre PMs, é esta: > *"Tenho reuniões demais e zero controle sobre meu calendário."* Você já sentiu que sua semana é engolida por reuniões que nem deveriam existir? Que sua agenda parece mais um jogo de Tetris do que um reflexo das suas prioridades? Então senta aí, que vamos falar sobre como você pode parar de ser levado pelo calendário e começar a usar a agenda a seu favor.  ## Reuniões descontroladas são o problema número 1 Reuniões descontroladas são o problema nº 1 de **99% das lideranças de produto** que passam pela minha mentoria. O mais curioso? Ninguém percebe que está sendo arrastado por elas. Uma dica prática é **mapear o nível de controle que você tem sobre cada reunião da sua agenda**: - Algumas você decide tudo. - Outras você influencia. - E algumas você apenas participa como convidado. Comece pelas que você tem mais controle — pergunte por que elas existem. Muitas vezes, a resposta é "porque sempre existiu". Eu sempre digo que reuniões não são o problema. Nosso papel como pessoas de produto é se alinhar com outras pessoas e áreas, e uma dessas formas são as reuniões. O problema é ter reunião sem propósito. Sério: nada, nada me irrita mais do que uma reunião para marcar outra reunião. ## Dois métodos para estruturar melhor a agenda Eu curto estruturar minha semana fazendo perguntas. Com isso, **vou definindo o que preciso ou gostaria de responder a cada dia**. Gosto de fazer estas cinco perguntas: 1. Que perguntas você quer ou gostaria de responder? 2. Com quem eu preciso pegar a informação e quem precisa recebê-la? 3. Quando você precisa das respostas (que dia da semana)? 4. Qual o tipo dessa reunião? (status report, tomar decisão…) 5. Qual artefato (slide, planilha…) os participantes precisam preencher? Já o Aíquis usa este "mini-template" para revisar reuniões: 1. *Qual o objetivo?* 2. *Quem participa?* 3. *O que se discute?* 4. *Qual a cadência?* A real é que, só de responder essas perguntas, você já elimina uma boa parte das reuniões desnecessárias. ## Você não é obrigado a aceitar toda reunião Negar também é uma opção. Se te chamarem para uma reunião sem contexto, sem pauta e sem objetivo, pergunte para quem marcou: > *"Oi Fulano, pode me dar mais contexto dessa agenda e como posso me preparar melhor para essa reunião?"* Na maioria das vezes, isso gera uma conversa assíncrona que resolve tudo mais rápido — e sem reunião. ## Está se sentindo atolado? Chame a chefia Se você estiver atolado, compartilhe com sua liderança quais são suas prioridades e peça ajuda para entender de quais reuniões você não precisa participar. **Alinhar expectativas com a liderança é 80% da solução.** Uma coisa que costumo fazer sempre que um liderado meu diz *"nossa, tô muito atolado de coisa, não tô dando conta"* é um exercício simples: a partir de agora, a primeira tarefa do seu dia é olhar suas reuniões, e eu te ajudo a priorizar de quais você não precisa participar e em quais deve focar. Normalmente, depois de uma ou duas semanas, a pessoa começa a entender o exercício e a priorizar por conta própria. ### Dá para usar IA nesse exercício também Eu uso uma automação com IA bem simples para revisar a agenda da semana — identificando, por exemplo, se os eventos têm a ver com as prioridades estratégicas (se você tiver acesso ao memo da estratégia do quarter, mais fácil ainda). Dá para montar algo simples com Zapier, Make ou n8n para: 1. Escanear seu calendário. 2. Conferir o memo da estratégia ou seu input sobre prioridades. 3. Sinalizar o que pode ser cortado ou remanejado. ## Sua agenda mostra suas prioridades de verdade O Aíquis tem um ritual de reservar um tempo entre sexta à tarde e segunda de manhã para **blocar na agenda o que é realmente prioridade na semana**. **Se não estiver na agenda, provavelmente não é prioridade.** Quanto antes você fizer isso, menor a chance de alguém ocupar seu calendário por você. ## E por fim: alinhe seu jeito de trabalhar com o time Na liderança da Hotmart, eles fazem check-ins periódicos para entender como cada pessoa gosta de trabalhar. Isso evita frustrações e ajuda o time a ser mais produtivo e respeitoso com o tempo alheio. O Aíquis, por exemplo, funciona melhor de manhã para tarefas de foco e prefere deixar as reuniões para a tarde. E para terminar com uma frase de efeito, simples e direta: > ***Planeje sua agenda como você planeja seu produto.*** [](https://youtu.be/vRHnna2MEjc) ## Produtos da semana - Zapier - NotebookLM - Perplexity - Firebase Studio - Wanderlog - Shazam - Wellhub - Uno - BBlend - Strava - PaGol - MindStudio